Hybride eller fysiske møter.
Hybride eller fysiske møter. FOTO: Getty Images

Seks gode tips:

Hybride eller fysiske møter?

Nå er vi igjen anbefalt bruk av hjemmekontor, og det nesten før vi vente oss til å være tilbake på kontoret igjen i en mer hybrid hverdag. Uansett så foregår det mange møter og det er mye å hente på å gjøre de enda bedre.

 

De færreste synes hybride møter er like gode som de fysiske møtene. Men møtene fremover kommer til å være en blanding av fysiske møter og digitale møter siden minst 30 prosent av norske arbeidstakere vil jobbe mest hjemmefra fremover, ifølge Sintef.

Min anbefaling er at du dropper hybride møter dersom du ikke:

  • Har infrastrukturen på plass som understøtter at noen sitter på kontoret og noen hjemme
  • Har oppgradert lokalene
  • Kan møtes fysisk
  • Er god på møteledelse og hybrid møteledelse
  • Tenker nytt om møter og møteplasser

Så hva skal du gjøre da?

  1. Begynn med oppgradering av utstyr og infrastruktur

Og mens du venter på bedre skjermer, kamera som følger deg om du beveger deg i rommet, høyttalere som følger lyden på den som snakker, programvare som viser digitale deltagere på skjermen som likeverdige deltagere, ikke et lite ansikt eller ikon, så er det noen grep du kan ta.

La deltagere i de fysiske møterommene ha på egen PC med kamera på. Lyd deler dere felles. Skru av lyden på egen PC. Dette gjør at du blir sett, og holder fokus på de andre digitalt. Du går da glipp av litt av dynamikken ved å være fysisk sammen i rommet, men det viktigste er at alle føler seg inkludert, sett og hørt.

Har du infrastruktur og oppdatert programvare på plass så kjør i gang med hybride møter. Da er det mer deg det kommer an på som møteleder og møtedeltager.

Vigdis Austrheim

  1. Oppgrader lokalene på jobben

Mange har tilrettelagt for 3+2 dager, med 3 dager på kontoret og 2 dager hjemme. Men stadig flere kommer ikke inn på kontoret de dagene de hadde tenkt, men blir sittende flere dager hjemme enn planlagt. Det er enklere å ta Teams-møter når det er stille rundt deg, og du selv kan snakke uten å forstyrre andre. Mange opplever mangel på oppdatert møterom eller små møterom hvor du lett kan ta digitale og hybride møter.

Få på plass det grunnleggende. Soner som egner seg til samhandling, og soner som egner seg for fokusert arbeid, og ikke minst egnede rom og soner til hybride møter. Støydemping må på plass og noen kjøreregler må oppdateres, for mange har glemt å skru av hjemmekontorstemmen når de sitter inne på kontoret eller på en kafe og jobber.

  1. Vær tydelig på hvilke møter dere bør ha fysisk og hvilke som kan fungere hybrid

Du kan velge å si at utvalgte møter blir 100% fysisk, uten anledning til å delta digitalt. Det kan være møter som 1:1-møter eller workshop som krever mye uplanlagt sparring og ideutveksling. Det kan føre til at det blir noen møter du ikke får deltatt på dersom du ikke er fysisk til stede. Det er sjeldent jeg hører et savn etter flere møter, så her kan du heller alliere deg med noen som er der, slik at de kan oppdatere deg i etterkant.

Storebrand sender alltid ut digital link til alle møter de inviterer til. Da kan deltager velge om de er fysiske eller digitale. Det er et veldig inkluderende og positivt utgangspunkt som gir valgfrihet.

Jeg var i et kundemøte nylig, og invitasjonen hadde både fysisk møteromreferanse og en digital link. I teksten stod det tydelige forventinger til oss som skulle delta, om hvem som var forventet å være fysisk. Det ble en god opplevelse og fungerte godt.

  1. Praktiser god møteledelse, fysisk og hybrid.

Tenk gjennom hvordan du ønsker å involvere alle, uavhengig av lokasjon, og kjør god og bevisst møteledelse. Med det mener jeg at du sender ut agenda i forkant, hvor det kommer tydelig frem hensikten med møtet og hva du forventer av de som deltar. Jeg har pleid å takke nei til møter uten agenda, frem til det ble en vane hos de som inviterte. Etter min erfaring sitter vi for mye i møter.

Noen flere tanker om generell god møteledelse:

  1. Send ut agenda i forkant.
  2. Vær tydelig på hensikt med møtet og hva du forventer av hver enkelt.
  3. Lag felles kjøreregler for møtet, angi tider på agendapunktene og hold deg til disse.
  4. Lag en P-plass, en parkeringsplass, hvor du noterer de punktene som dukker opp underveis. De behandles på slutten av møtet, hvor dere blir enige om hva dere gjør med disse punktene.
  5. Bli enige i rommet om oppgaver som skal skje i etterkant av møtet, forventinger til tid og eierskap til disse. Og legg alle referat digitalt på et felles område.

Om du kjører hybride møter kan du føye til dette på listen overfor:

  1. Involver de digitale møtedeltagerne før de som er fysisk i rommet, og be de bruke chat aktivt hele veien.
  2. Be hver enkelt ha på kamera dersom de ikke sitter hele dagen på Teams, og minn dem på at de blir veldig synlige dersom de vises på stor skjem hos deg i fysisk møterom.
  3. Varier blikket ditt slik at du ser alle. Anbefales å sveipe i et åttetall, for da får du med deg flankene, og se rett i kamera på midten av åttetallet.
  4. Varier møteinnholdet. Kjør noen undersøkelser via f.eks. MS Forms, bruk digital tavle, del skjerm, del i grupperom osv.
  5. Du kan også la møteledelse gå på rundgang, for når andre leder noen av møtene så blir det også en variasjon. Og det kan være at møteleder skal sitte i eget møterom eller digitalt for å sikre at alle inkluderes på lik linje.

Husk å skape variasjon i møtene. For eksempel la møteledelsen gå på rundgang. 

Vigdis Austrheim 

  1. Tenk nytt om møter

Behøver dere møtes? Inviterer du til møte av gammel vane?  Mitt tips til deg er at du inviterer til møter på ulike møteplasser etter type møte du har. Ikke alle møter behøver å skje på et møterom.

  • Ta et møte gående ute, Walk&Talk-møte. Et møte i frisk luft gir ekstra energi, en mer uformell ramme som skaper og forsterker relasjoner og dere får trim på toppen av det hele. Jeg pleier å ha månedlig 1:1 møter gående ute med hver medarbeider.
  • Bruk lyd i stedet for digitalt møte der hvor det er mest informasjon. Snakk inn informasjonen i en lydfil og så kan de andre høre på mens de på toget eller i bilen. Ønsker du noen reaksjoner på informasjonen så kan du be de kommentere på Teams gruppe eller Slack i etterkant av møtet.
  • Kjør workshop-format, det er mye mer engasjerende og det er jo det vi ønsker oss nå under denne pandemien. Både internt og eksternt er det godt å få samarbeide og være kreative sammen.
  • Du kan også være mer avansert og bruke noen digitale verktøy. Under pandemien har jeg lagt min elsk på verktøy som Miro og Mural. Dette er verktøy som kan brukes til digitale workshops og hybride møter. Du kan enkelt dele eksternt med kunder, så her skapes en helt annen nærhet digitalt.
  1. Evaluer!

Sjekk jevnlig hva som har vært bra med møtene og hva som kan bli bedre neste gang. Vi er i en prøv og lær-periode nå. Sørg for å evaluere og lære, og at slik «evalulæring» gjøres jevnlig og strukturert.

Og sørg for at du hele tiden lærer deg noe nytt om det å holde digitale møter. Det beste tipset for gode hybride møter er at du planlegger som at alle møter blir digitale.

Fremtiden blir en «Work from anywhere future» som Harvard Business Review referer til. Så da er det bare å sette i gang, invester i gode løsninger, tilrettelegg lokalene og oppgradere kompetanse og tren på nye ferdigheter. Flere og flere møter blir hybride, sørg for at det blir gode møter.

De som utvikler seg, er de som vinner!

Begynner hjemmekontortilværelsen å slite på deg?

Her kan du lese mer om viktigheten av dagslys for en god psykisk helse på hjemmekontoret.

Vigdis Austrheim

Vigdis Austrheim er rådgiver og foredragsholder, og har 30 års erfaring med IT og digitalisering, og som mellomleder og toppleder gjennom 17 år. Hun jobbet mange år i Microsofts hovedkontor i USA hvor hun selv ledet team fordelt på 10 land.

I 2021 har nesten alt hennes fokus vært på avstandsledelse. Hun kaller det ikke fjernledelse, for en viktig oppgave er å sørge for at medarbeidere kjenner på nærhet og tilhørighet.

Nye måter å jobbe på krever nye måter å lede på! Ifølge Vigdis får du bedre resultater og mer fornøyde medarbeidere når du fyller lederrollen din bevisst, er tydelig og inspirerende.

Her kan du lese mer om Vigdis: www.vigdisaustrheim.no